Termini e Condizioni di Servizio – GestAI

1. Informazioni sul Fornitore

Il presente servizio è offerto da 4Mee S.r.l., con sede legale in Via Carrate 40, 41030 Solara di Bomporto (MO), Italia. Proprietaria della piattaforma GestAI e di seguito denominata “GestAI” o “Fornitore”. Per qualsiasi comunicazione è possibile contattare GestAI all’indirizzo email info@gestai.it

2. Oggetto del Servizio

GestAI fornisce una piattaforma software in modalità Software as a Service (SaaS) rivolta esclusivamente a professionisti della salute mentale (psicologi, psicoterapeuti, psichiatri e figure affini). La piattaforma offre strumenti digitali – quali gestione dell’agenda appuntamenti, promemoria, cartelle cliniche digitali, archiviazione sicura di dati dei pazienti, fatturazione e funzioni di intelligenza artificiale di supporto – finalizzati a semplificare, velocizzare e migliorare l’attività professionale degli utenti. Non si tratta di un servizio sanitario o di telemedicina diretto a pazienti, né di una piattaforma per mettere in contatto pazienti e terapeuti. GestAI non fornisce consulenza medica o psicologica, ma uno strumento di supporto operativo ai professionisti. Qualsiasi informazione o analisi fornita dalla piattaforma (es. trascrizioni automatizzate, sintesi, analisi testuali tramite AI) ha finalità di supporto e non sostituisce in alcun modo la valutazione clinica autonoma del professionista.

3. Destinatari e Registrazione dell’Utente

Possono registrarsi ed utilizzare la piattaforma solo soggetti maggiorenni che siano professionisti della salute mentale qualificati e abilitati alla pratica (ad esempio iscritti all’Ordine degli Psicologi o dei Medici, secondo i casi). Non sono previsti account per pazienti o per il pubblico generico, e l’Utente si impegna a non permettere l’accesso ai propri pazienti o terzi non autorizzati al proprio account. Durante la registrazione – che può avvenire tramite autenticazione esterna (es. account Google) o usuale procedura di registrazione alla piattaforma – l’Utente si impegna a fornire informazioni veritiere, complete e ad aggiornarle tempestivamente in caso di cambiamenti. GestAI si riserva la facoltà di sospendere o chiudere account che risultino intestati a soggetti non autorizzati (es. non professionisti) o contenenti dati falsi.

Ogni Utente è responsabile di mantenere riservate le proprie credenziali di accesso e di tutte le attività svolte tramite il proprio account. In caso di uso non autorizzato o violazione della sicurezza, l’Utente dovrà informare immediatamente GestAI. Il Fornitore non è responsabile per eventuali perdite o danni derivanti dal mancato rispetto da parte dell’Utente degli obblighi di sicurezza dell’account.

4. Periodo di Prova Gratuita

GestAI può offrire un periodo di prova gratuita della durata di 14 giorni, durante il quale l’Utente potrà accedere a tutte (o parte) delle funzionalità della piattaforma senza addebito. Il periodo di prova è inteso per consentire al professionista di valutare il servizio e non comporta alcun obbligo di acquisto. Ciascun Utente ha diritto ad un solo periodo di prova, salvo diversa indicazione di GestAI. GestAI si riserva il diritto di richiedere all’Utente di inserire i dati di pagamento prima o durante il periodo di prova (senza addebitarli prima della fine del periodo stesso), al solo fine di agevolare l’eventuale attivazione dell’abbonamento. L’Utente potrà decidere di non proseguire oltre il periodo di prova disdicendo il servizio prima della scadenza dei 14 giorni, senza incorrere in costi. In mancanza di disdetta e ove previsto, al termine del periodo di prova l’account potrà automaticamente convertirsi in un abbonamento a pagamento, con addebito secondo il piano scelto.

5. Abbonamenti, Corrispettivi e Pagamenti

Al termine (o in assenza) del periodo di prova, l’utilizzo di GestAI avviene tramite abbonamento a pagamento. Sono disponibili piani di abbonamento mensili e annuali (con eventuale sconto applicato per il pagamento anticipato annuale). I costi e le caratteristiche di ciascun piano sono specificati sul sito web ufficiale o nell’area di iscrizione. Tutti i prezzi sono indicati in Euro e sono da intendersi al netto dell’IVA applicabile.

Sottoscrivendo un abbonamento, l’Utente autorizza GestAI (o il fornitore terzo incaricato della gestione dei pagamenti) ad addebitare il corrispettivo ricorrente secondo la cadenza temporale prevista (mensile o annuale). Il pagamento può avvenire tramite carta di credito, addebito SEPA o altri metodi indicati, per il tramite di fornitori di servizi di pagamento di terze parti conformi agli standard di sicurezza (es. Stripe, PayPal o similari). GestAI non memorizza nei propri sistemi i dettagli completi delle carte di pagamento, che sono gestiti in modo sicuro dal provider terzo di pagamento.

L’abbonamento mensile ha durata di un mese a decorrere dall’attivazione e si rinnova automaticamente di mese in mese, salvo disdetta. L’abbonamento annuale ha durata di 12 mesi e si rinnova automaticamente alla scadenza per un ulteriore periodo annuale, salvo disdetta. L’Utente può disdire in qualsiasi momento con effetto alla fine del periodo di abbonamento già pagato:

Abbonamento mensile: la disdetta impedisce il rinnovo del mese successivo. Il servizio rimarrà attivo fino alla scadenza del mese già pagato.
Abbonamento annuale: la disdetta impedisce il rinnovo per l’anno successivo. L’Utente manterrà l’accesso alle funzionalità fino al termine dei 12 mesi già corrisposti.

In mancanza di disdetta, allo scadere del periodo contrattuale il servizio si rinnoverà automaticamente e l’Utente sarà tenuto al pagamento del corrispettivo per il nuovo periodo. L’Utente garantisce che i dati di pagamento forniti sono validi e aggiornati; eventuali importi non saldati entro la data di scadenza potranno comportare la sospensione dell’accesso alla piattaforma. GestAI si riserva il diritto di modificare il costo dei piani in abbonamento; in tal caso l’Utente sarà informato con congruo preavviso e potrà liberamente scegliere se continuare il servizio al nuovo prezzo o esercitare disdetta prima dell’entrata in vigore delle nuove tariffe.

Salvo quanto espressamente previsto dalla legge, i pagamenti effettuati non sono rimborsabili. Ciò non pregiudica l’eventuale diritto di recesso entro 14 giorni dall’attivazione per gli Utenti che risultassero qualificabili come “consumatori” ai sensi del Codice del Consumo (D.Lgs. 206/2005) – ipotesi peraltro residuale stante la natura professionale del servizio offerto.

6. Utilizzo della Piattaforma e Obblighi dell’Utente

Utilizzo degli strumenti di Intelligenza Artificiale

La Piattaforma mette a disposizione del Professionista funzionalità basate su algoritmi di intelligenza artificiale proprietari, progettate esclusivamente per supportare l’organizzazione, la gestione e l’elaborazione delle informazioni caricate dall’Utente. Tali funzionalità possono includere, in via esemplificativa, la trascrizione di registrazioni audio, la riformulazione o sintesi di testi, l’estrazione di elementi rilevanti o il supporto nella stesura di note e report. L’Utente può inoltre interagire con l’AI tramite chat per ottenere chiarimenti, riformulazioni o assistenza operativa sui contenuti da lui forniti.

Le elaborazioni generate dall’AI hanno esclusivamente finalità di supporto e non possiedono natura diagnostica, clinica o decisionale autonoma. Gli output non sostituiscono il giudizio professionale del terapeuta, che rimane l’unico responsabile dell’interpretazione e dell’utilizzo delle informazioni restituite. L’AI opera esclusivamente sui dati inseriti dall’Utente e non effettua iniziative autonome né analisi ulteriori senza una richiesta specifica del Professionista.

L’Utente è responsabile di assicurarsi di disporre dei necessari consensi da parte dei pazienti per il caricamento di file audio, testi o altri contenuti che li riguardano, e per l’eventuale utilizzo delle funzionalità AI collegate alla gestione del caso clinico.

Obblighi Generali

L’Utente si impegna ad utilizzare GestAI in conformità alle presenti condizioni e alle leggi vigenti. In particolare, l’Utente professionista si obbliga a:

Uso professionale e lecito: utilizzare la piattaforma esclusivamente per scopi attinenti alla propria attività professionale in ambito psicologico/sanitario o comunque nel limite delle funzioni della piattaforma, astenendosi da qualsiasi utilizzo improprio, illegale o contrario alle norme deontologiche.
Consenso informato dei pazienti: ottenere e conservare tutti i necessari consensi informati dai propri pazienti prima di inserire sulle piattaforma dati personali, dati sanitari, appunti clinici, o prima di utilizzare eventuali funzionalità di registrazione audio delle sedute e trascrizione automatica. L’Utente dichiara e garantisce di aver ottenuto il consenso al trattamento dei dati ai sensi dell’art. 9 GDPR (dati particolari) da parte dei pazienti i cui dati vengono caricati su GestAI. Tale documentazione rimane sotto la custodia dell’Utente, che ne è direttamente responsabile.
Veridicità dei dati inseriti: inserire esclusivamente informazioni corrette e pertinenti. L’Utente è l’unico responsabile dei contenuti caricati (es. dati anagrafici e clinici dei pazienti, note, documenti, file audio, ecc.) assicurando che questi non violino diritti di terzi o normative vigenti.
Riservatezza professionale: rispettare il segreto professionale e la privacy dei pazienti nell’utilizzo della piattaforma. Eventuali funzionalità di condivisione o esportazione dei dati devono essere usate in modo conforme alla normativa (es. condividere dati con i pazienti stessi o con altri professionisti solo previo consenso e adottando misure di sicurezza adeguate).
Divieto di uso da parte di pazienti: non permettere ai pazienti o soggetti terzi di accedere direttamente alla piattaforma GestAI. L’Utente potrà eventualmente estrarre dati o referti da condividere con il paziente al di fuori della piattaforma, ma quest’ultima non va utilizzata come strumento di comunicazione diretta con i pazienti (es. i pazienti non devono caricare dati né accedere a cartelle cliniche tramite GestAI).
Uso corretto degli strumenti di intelligenza artificiale: l’Utente si impegna a utilizzare le funzionalità di intelligenza artificiale integrate nella Piattaforma esclusivamente per finalità di supporto organizzativo e operativo, e mai per formulare diagnosi, decisioni cliniche, indicazioni terapeutiche o altri giudizi professionali. L’Utente si obbliga a verificare criticamente ogni output generato dall’AI prima di utilizzarlo nel proprio contesto professionale, assumendosi la piena responsabilità dell’interpretazione e dell’impiego di tali informazioni. È inoltre tenuto a garantire di disporre dei necessari consensi dei pazienti per ogni contenuto (audio, testo o altro) caricato e trattato tramite gli strumenti AI, nonché a non inserire dati o materiali illeciti, non pertinenti, privi di consenso o contrari alle norme deontologiche e di legge.
Aggiornamento software: utilizzare sempre l’ultima versione disponibile di GestAI e delle eventuali applicazioni collegate, allo scopo di beneficiare degli aggiornamenti di sicurezza e funzionalità.
Dotazioni e connettività: disporre di adeguati strumenti hardware/software e connessione Internet per utilizzare il servizio. GestAI non è responsabile per malfunzionamenti dovuti a carenze dell’Utente in tal senso (es. dispositivi obsoleti, mancanza di connettività).
Obbligo assicurativo: assicurare di essere in regola con gli obblighi assicurativi professionali previsti dalla legge. In particolare, se operante in Italia, l’Utente conferma di avere una polizza di responsabilità professionale valida, come richiesto dalla normativa per gli esercenti professioni sanitarie.

GestAI si riserva il diritto di sospendere l’accesso alla piattaforma, in tutto o in parte, nei confronti dell’Utente che violi gli obblighi sopra elencati o che utilizzi il servizio in modo incompatibile con la sua natura professionale e le norme applicabili. In caso di violazioni gravi, GestAI potrà procedere alla risoluzione immediata del contratto e alla chiusura dell’account dell’Utente, fatto salvo il risarcimento di eventuali danni.

7. Trattamento dei Dati dei Pazienti e Ruoli Privacy

Titolare autonomo dei dati dei pazienti – Ogni Utente professionista funge da Titolare del trattamento in relazione ai dati personali (anche di natura sensibile/sanitaria) dei pazienti che inserisce o gestisce tramite la piattaforma. GestAI non è proprietaria né titolare di tali dati: il Professionista determina finalità e mezzi del trattamento dei dati dei propri pazienti in piena autonomia. Di conseguenza, spetta all’Utente garantire di avere base giuridica adeguata (consenso del paziente e/o altra condizione di liceità prevista dalla normativa) per trattare questi dati anche mediante l’utilizzo di GestAI. L’Utente si impegna a informare i pazienti, nelle proprie informative privacy, dell’utilizzo di GestAI quale piattaforma di supporto, in conformità a quanto richiesto dalla normativa GDPR.

Responsabile del trattamento – GestAI, in riferimento ai dati dei pazienti caricati sulla piattaforma, opera come Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, cioè tratta tali dati per conto e su istruzioni del Professionista titolare. A tal fine, l’Utente accetta il Contratto di Nomina a Responsabile del Trattamento / Data Processing Agreement (DPA) reso disponibile da GestAI, che disciplina in dettaglio le rispettive obbligazioni privacy. L’Utente prende atto e accetta che, con l’accettazione delle presenti Condizioni e l’attivazione/uso del servizio, accetta anche l’Informativa Privacy e, ove applicabile, il DPA. In caso di conflitto tra le presenti Condizioni e il DPA, prevale il DPA limitatamente agli aspetti inerenti al trattamento dei dati personali. In generale, GestAI si impegna a:

trattare i dati dei pazienti esclusivamente per le finalità connesse all’erogazione dei servizi richiesti dall’Utente (es. archiviazione su cloud, organizzazione in cartelle digitali, elaborazioni automatizzate di trascrizione e analisi tramite algoritmi di intelligenza artificiale, ecc.);
non utilizzare i dati dei pazienti per finalità proprie, di marketing, profilazione o addestramento di algoritmi di intelligenza artificiale al di fuori di quanto necessario per fornire le funzionalità previste (le analisi AI eventualmente fornite avvengono in modalità automatizzata sui dati dell’Utente, senza che questi vengano ceduti per fini estranei al servizio);
adottare misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate a proteggere la riservatezza, integrità e disponibilità dei dati, in conformità all’art. 32 GDPR;
assistere il Titolare (Utente) nel garantire il rispetto degli obblighi previsti dalla normativa (es. consentendo all’Utente di soddisfare eventuali richieste di esercizio diritti da parte degli interessati, facilitando la notifica di eventuali violazioni di dati, ecc.);
al termine del rapporto contrattuale, cancellare o restituire tutti i dati personali trattati per conto dell’Utente.

Si ribadisce che GestAI e il suo personale non accedono nel dettaglio al contenuto dei dati clinici dei pazienti inseriti dall’Utente, se non nei limiti eventualmente necessari per fornire supporto tecnico o manutenzione (previa richiesta/autorizzazione specifica) e sempre nel rispetto della riservatezza. I dati inseriti sono cifrati e isolati, accessibili direttamente solo dall’Utente e da eventuali collaboratori dallo stesso autorizzati. In nessun caso GestAI condivide tali dati con soggetti terzi, salvo che ciò sia richiesto da obblighi di legge o da ordini di autorità competenti.

8. Integrazione con Servizi di Terze Parti

GestAI consente, su scelta opzionale dell’Utente, l’integrazione con alcuni servizi esterni di terze parti per ampliare le funzionalità offerte. Ad esempio, l’Utente può decidere di:

sincronizzare il calendario della piattaforma GestAI con Google Calendar (o altri calendari esterni supportati) per importare/esportare gli appuntamenti;
generare link per videoconferenze su Zoom o Google Meet all’interno della gestione degli appuntamenti;
autenticarsi tramite account Google o altri provider (esempio Meta) per l’accesso alla piattaforma.

Utilizzando tali integrazioni, l’Utente autorizza GestAI ad accedere ai dati strettamente necessari di detti servizi esterni (ad es. lettura/scrittura di eventi calendario, creazione di meeting su Zoom, identificativo e-mail Google per login) al solo scopo di erogare le funzionalità di interoperabilità richieste. Tali funzionalità saranno sempre subordinate ad un consenso esplicito dell’Utente (ad esempio, tramite OAuth o inserimento di API key). L’Utente potrà in ogni momento revocare le integrazioni disconnettendo il proprio account GestAI dai servizi esterni corrispondenti.

Si precisa che i servizi di terze parti sopra menzionati sono forniti da soggetti estranei a GestAI e soggetti ai relativi termini e condizioni d’uso indipendenti. GestAI non ha controllo su tali servizi e non assume responsabilità per eventuali malfunzionamenti, perdite di dati o violazioni derivanti da essi. Qualsiasi dato scambiato con tali piattaforme esterne nell’ambito dell’integrazione (ad es. dettagli di un evento sincronizzato su Google Calendar, o nomi e orari trasmessi a Zoom per schedulare un meeting) sarà trattato in base alle policy di quei fornitori terzi. L’Utente è tenuto a utilizzare tali integrazioni in conformità ai termini d’uso dei rispettivi servizi (es. rispettare le API policy di Google o Zoom) e manleva sin d’ora GestAI da ogni responsabilità in merito. In caso di problemi riscontrati con servizi terzi, l’Utente dovrà rivolgersi ai canali di supporto del fornitore terzo.

9. Proprietà Intellettuale

Tutti i diritti di proprietà intellettuale relativi alla piattaforma GestAI e ai suoi contenuti sono di titolarità di 4Mee S.r.l. o dei suoi eventuali licenzianti. Ciò include (a titolo esemplificativo non esaustivo) il software applicativo, il codice sorgente, i design, il logo e il marchio GestAI, i testi, le immagini, le banche dati, e qualsiasi elemento originale sviluppato da o per 4Mee S.r.l. Tali contenuti sono protetti dalle leggi sul diritto d’autore, sui marchi, sui brevetti e/o da altre norme a tutela della proprietà intellettuale.

All’Utente è concesso un diritto d’uso limitato, non esclusivo e non trasferibile della piattaforma e delle sue funzionalità, esclusivamente per scopi attinenti alla propria attività professionale e nel rispetto delle presenti condizioni. Il presente contratto non trasferisce alcun diritto di proprietà intellettuale all’Utente. È fatto divieto all’Utente di copiare, decompilare, modificare, distribuire a terzi o creare opere derivate dal software o da qualsiasi contenuto di proprietà di GestAI, salvo previa autorizzazione scritta del Fornitore.

Eventuali feedback, suggerimenti o idee forniti dall’Utente a GestAI in merito al funzionamento della piattaforma potranno essere liberamente utilizzati da GestAI per migliorare il servizio, senza che ciò comporti alcun diritto di compenso in capo all’Utente.

Resta inteso che i dati caricati dall’Utente (inclusi i dati dei pazienti, i documenti, le informazioni inserite nelle cartelle cliniche digitali, ecc.) rimangono di proprietà del medesimo (o dei legittimi titolari, quali i pazienti per quanto concerne i propri dati personali). GestAI non rivendica alcun diritto di proprietà su tali dati. L’Utente concede al Fornitore una licenza d’uso limitata ai soli fini di eseguire il trattamento necessario all’erogazione dei servizi (hosting, backup, elaborazioni richieste dall’Utente, ecc.), nel rispetto delle clausole contrattuali e legali applicabili.

10. Limitazione di Responsabilità e Manleva

Fornitura del servizio “così com’è” – Pur impegnandosi a garantire la migliore esperienza d’uso, GestAI fornisce la piattaforma e le sue funzionalità secondo il principio “as is” (“come disponibile”), senza garanzia assoluta che il servizio soddisfi pienamente le aspettative dell’Utente o che sia esente da interruzioni, errori o bug. L’Utente prende atto che, trattandosi di un servizio digitale complesso, potrebbero verificarsi temporanei disservizi, manutenzioni programmate o straordinarie, malfunzionamenti tecnici o di sicurezza. GestAI si impegna a risolvere eventuali criticità nel minor tempo possibile, ma non garantisce l’assenza di tempi di inattività o la perfetta continuità del servizio.

Esclusioni di responsabilità – Nei limiti massimi consentiti dalle leggi applicabili, il Fornitore non sarà responsabile verso l’Utente per:

eventuali danni diretti o indiretti subìti dall’Utente o da terzi derivanti dall’uso (o mancato uso) della piattaforma, ivi inclusi danni derivanti da errori di funzionamento, interruzioni del servizio, perdita o corruzione di dati;
eventuali incompatibilità della piattaforma con le apparecchiature o l’ambiente informatico dell’Utente, o difetti nei sistemi di terze parti (es. problemi di connessione Internet, malfunzionamenti dei servizi integrati di calendario o videoconferenza, ecc.);
uso improprio della piattaforma da parte dell’Utente o violazione da parte dell’Utente di leggi o regolamenti nell’utilizzo della stessa. In particolare, GestAI non assume responsabilità per conseguenze dannose derivanti dalla mancata osservanza, da parte dell’Utente, degli obblighi di legge in materia di trattamento dei dati dei pazienti (es. utilizzo della piattaforma senza idoneo consenso del paziente, uso dell’AI per finalità non consentite, ecc.) o di qualsiasi altra violazione commessa dall’Utente.
risultati, valutazioni o decisioni cliniche adottate dall’Utente sulla base degli output generati dalla piattaforma. Il professionista rimane pienamente responsabile del proprio operato clinico e dei propri giudizi professionali; gli strumenti di AI forniti hanno scopo meramente ausiliario e GestAI non garantisce che i suggerimenti o analisi generate siano completi, esatti o adeguati a ogni specifico caso clinico. È responsabilità dell’Utente valutare criticamente tali output e decidere autonomamente come utilizzarli.
uso improprio, non conforme, rischioso o deontologicamente scorretto degli strumenti di intelligenza artificiale integrati nella Piattaforma. Gli strumenti AI di GestAI hanno esclusivamente finalità di supporto organizzativo e operativo; non costituiscono in alcun modo strumenti diagnostici, non forniscono indicazioni cliniche o terapeutiche e non possono essere utilizzati per formulare giudizi clinici o prendere decisioni professionali autonome. Qualsiasi utilizzo dell’AI in contrasto con tali limitazioni è effettuato sotto la piena ed esclusiva responsabilità dell’Utente.

Nessuna clausola delle presenti Termini intende limitare o escludere la responsabilità di GestAI in caso di dolo o colpa grave, né altri profili di responsabilità che per legge non possano essere esclusi. Tuttavia, fatte salve tali ipotesi inderogabili, l’eventuale responsabilità complessiva di GestAI verso l’Utente derivante dal contratto non eccederà, in ogni caso, l’ammontare corrisposto dall’Utente a GestAI nei 12 mesi precedenti l’evento che ha originato la pretesa risarcitoria.

Manleva dell’Utente – L’Utente si impegna a manlevare e tenere indenne GestAI, nonché i suoi amministratori, dipendenti e collaboratori, da qualsiasi richiesta di risarcimento, azione legale, sanzione, costo o pretesa avanzata da terzi (inclusi pazienti, autorità o altri soggetti) a causa di violazioni imputabili all’Utente delle presenti Condizioni o di disposizioni di legge. A titolo esemplificativo, l’Utente manleverà GestAI da responsabilità in caso di:

utilizzo illegittimo o non autorizzato della piattaforma da parte dell’Utente;
trattamento di dati personali effettuato dall’Utente tramite GestAI senza adeguo fondamento giuridico o in violazione della normativa privacy;
caricamento di contenuti illeciti o lesivi di diritti di terzi;
inadempimento da parte dell’Utente di obblighi verso i propri pazienti (es. mancata ottemperanza a richieste di correzione/cancellazione dei dati, omessa consegna di documentazione clinica dovuta, ecc.);
violazione di diritti di proprietà intellettuale di terzi mediante l’uso della piattaforma.
utilizzo illegittimo, improprio, non autorizzato o contrario alle presenti Condizioni dei tool di intelligenza artificiale integrati nella Piattaforma, inclusi a titolo esemplificativo l’uso degli strumenti AI per finalità diagnostiche, per la formulazione di giudizi clinici, per attività non consentite dalla legge o per trattare dati di pazienti privi dei necessari consensi. In tali casi l’Utente rimane l’unico responsabile delle conseguenze derivanti dall’uso dei suddetti strumenti.

In tali casi, l’Utente si obbliga a risarcire GestAI di ogni costo, danno o spesa (incluse le spese legali) che dovessero derivare da detti reclami, fermo restando il diritto di GestAI di adottare le opportune azioni a tutela dei propri interessi.

11. Durata, Cessazione del Servizio e Conservazione dei Dati

Il presente accordo ha efficacia dalla data di accettazione da parte dell’Utente ed è valido per tutta la durata di utilizzo della piattaforma. Le presenti condizioni resteranno valide ed efficaci anche in caso di uso gratuito (periodo di prova) e successivamente durante l’eventuale abbonamento a pagamento.

L’Utente può recedere in qualsiasi momento disattivando il rinnovo dell’abbonamento come indicato in Sezione 5 (nel qual caso l’account rimmarrà fruibile fino alla naturale scadenza del periodo già pagato). Inoltre, l’Utente può richiedere in qualunque momento la chiusura definitiva dell’account e la conseguente cancellazione di tutti i dati ad esso associati, inviando comunicazione a GestAI. GestAI darà seguito alla richiesta entro un termine ragionevole, previa conferma dell’identità del richiedente. Si invita l’Utente a esportare eventuali dati di cui necessita prima di procedere alla chiusura dell’account.

In caso di cessazione del rapporto contrattuale – sia per volontà dell’Utente (recesso o mancato rinnovo), sia per decisione di GestAI in caso di violazione delle condizioni – troveranno applicazione le seguenti regole in materia di conservazione dei dati:

Conservazione per 30 giorni: a partire dalla data di cessazione effettiva dell’account, GestAI conserverà i dati dell’Utente (compresi i dati dei pazienti) per un periodo di 30 giorni. Durante tale periodo i dati restano archiviati in maniera sicura (non accessibili operativamente perché l’account è chiuso), al solo scopo di dare modo all’Utente – se lo richiede – di ripristinare l’account o recuperare dati eventualmente non salvati altrove. Trascorso il periodo di 30 giorni, salvo diversa indicazione contrattuale o obblighi di legge, GestAI procederà come segue.
Cancellazione/anonimizzazione dei dati dei pazienti: tutti i dati personali dei pazienti inseriti dall’Utente sulla piattaforma saranno definitivamente cancellati o anonimizzati da GestAI decorsi 30 giorni dalla cessazione. Ciò in ottemperanza all’obbligo sancito dall’art. 28, c.3, lett. g) GDPR di restituire o eliminare i dati trattati per conto del Titolare al termine del servizio. Nota: è esclusiva responsabilità dell’Utente, in qualità di titolare, aver conservato autonomamente eventuali copie o archivi necessari dei dati dei pazienti prima della cancellazione. GestAI invierà, ove possibile, una comunicazione finale all’Utente prima di procedere all’eliminazione irrevocabile dei dati.
Dati dell’account e fatturazione: alcuni dati relativi all’account dell’Utente potrebbero essere conservati da GestAI anche oltre il termine dei 30 giorni, se necessario per adempiere ad obblighi di legge. In particolare, i dati di fatturazione e le transazioni economiche saranno conservati per il periodo richiesto dalla normativa fiscale e civilistica (ad es. 10 anni in ottemperanza agli obblighi di conservazione delle scritture contabili). Tali dati saranno comunque trattati solo per finalità amministrative/legali.

Nel caso in cui GestAI decida di interrompere in via definitiva l’erogazione della propria piattaforma (ad esempio per cessata attività o migrazione verso altra soluzione), ne darà comunicazione con almeno 60 giorni di preavviso via email agli Utenti attivi. In tali comunicazioni saranno fornite istruzioni per l’esportazione autonoma dei propri dati entro la data di termine servizio. Scaduto il termine, GestAI procederà alla cancellazione di tutti i dati residui come sopra descritto.

12. Modifiche ai Termini di Servizio

GestAI si riserva il diritto di modificare in qualsiasi momento le presenti Condizioni di Servizio, ad esempio per conformarsi a cambi normativi, per adeguarsi a mutate funzionalità del prodotto o per altre esigenze organizzative. In caso di modifica sostanziale, GestAI pubblicherà la nuova versione dei Termini sul proprio sito web o all’interno della piattaforma, aggiornando la data di ultimo aggiornamento indicata in calce al documento. Se le modifiche includono variazioni significative dei diritti o degli obblighi dell’Utente, GestAI ne darà comunicazione via email all’Utente registrato (all’indirizzo associato all’account) con ragionevole preavviso.

Le modifiche si considereranno accettate dall’Utente se egli continua ad utilizzare la piattaforma successivamente alla data di efficacia delle stesse. Qualora l’Utente non intendesse accettare le nuove condizioni, potrà recedere dal servizio in qualsiasi momento prima della data di efficacia, seguendo le procedure di disdetta previste. In tal caso, qualora l’Utente abbia un abbonamento attivo, avrà diritto all’uso del servizio fino alla scadenza già pagata ma non si rinnoverà oltre.

13. Legge Applicabile e Foro Competente

I presenti Termini e Condizioni e il rapporto contrattuale tra GestAI e l’Utente sono regolati dalla legge italiana. Qualsiasi controversia inerente alla validità, interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente contratto sarà devoluta alla competenza esclusiva del Foro del luogo in cui ha sede legale 4Mee S.r.l., e dunque alla competenza esclusiva del Tribunale di Modena (salvo che la legge applicabile preveda inderogabilmente la competenza di altro foro).

Qualora talune disposizioni delle presenti condizioni venissero ritenute invalide o inefficaci dall’autorità giudiziaria competente, esse saranno interpretate in modo da riflettere il più possibile l’intento originario, nei limiti consentiti dalla legge, e la validità delle restanti clausole non ne sarà inficiata. L’eventuale tolleranza da parte di GestAI di comportamenti dell’Utente posti in essere in violazione delle presenti condizioni non costituisce rinuncia ai diritti derivanti dalle clausole violate, né al diritto di esigere la puntuale osservanza di tutti i termini qui previsti.

Ultimo aggiornamento: 10/03/2026