Termini e Condizioni di Servizio — GestAI

(Versione 3.0 — testo unificato T&C + Programma Beta)

Versione 3.0 — in vigore dalla data di pubblicazione

1. Informazioni sul Fornitore

Il presente servizio è offerto da 4Mee S.r.l., con sede legale in Via Carrate 42, 41030 Solara di Bomporto (MO), Italia, Codice Fiscale/P.IVA 04262930367, iscritta al Registro delle Imprese di Modena - REA MO-456230, capitale sociale Euro 10.000,00 i.v. (di seguito denominata "GestAI" o "Fornitore"). Per qualsiasi comunicazione è possibile contattare GestAI all'indirizzo email info@gestai.it, per questioni privacy privacy@gestai.it, per comunicazioni ufficiali PEC amministrazione.4mee@pec.it.

2. Oggetto del Servizio

GestAI fornisce una piattaforma software in modalità Software as a Service (SaaS) rivolta esclusivamente a professionisti della salute mentale regolarmente abilitati all'esercizio della professione nel proprio ordinamento — a titolo esemplificativo: psicologi e psicoterapeuti iscritti all'Ordine degli Psicologi, psichiatri iscritti all'Ordine dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri, e altri professionisti sanitari in possesso di abilitazione equivalente riconosciuta dalla normativa vigente. La piattaforma offre strumenti digitali — quali gestione dell'agenda appuntamenti, promemoria, cartelle cliniche digitali, archiviazione sicura di dati dei pazienti, fatturazione e funzioni di intelligenza artificiale di supporto — finalizzati a semplificare, velocizzare e migliorare l'attività professionale degli utenti.

Non si tratta di un servizio sanitario o di telemedicina diretto a pazienti, né di una piattaforma per mettere in contatto pazienti e terapeuti. GestAI non fornisce consulenza medica o psicologica, ma uno strumento di supporto operativo ai professionisti. Qualsiasi informazione o analisi fornita dalla piattaforma (es. trascrizioni automatizzate, sintesi, analisi testuali tramite AI) ha finalità di supporto e non sostituisce in alcun modo la valutazione clinica autonoma del professionista.

3. Destinatari e Registrazione dell'Utente

Possono registrarsi ed utilizzare la piattaforma solo soggetti maggiorenni che siano professionisti della salute mentale regolarmente abilitati all'esercizio della propria professione e iscritti, ove previsto dalla normativa vigente, al relativo Ordine o Albo professionale. GestAI si riserva la facoltà di richiedere in qualsiasi momento la documentazione attestante l'abilitazione professionale e di sospendere o chiudere gli account per i quali tale requisito non risulti soddisfatto. Non sono previsti account per pazienti o per il pubblico generico, e l'Utente si impegna a non permettere l'accesso ai propri pazienti o terzi non autorizzati al proprio account.

Durante la registrazione — che può avvenire tramite autenticazione esterna (es. account Google) o usuale procedura di registrazione alla piattaforma — l'Utente si impegna a fornire informazioni veritiere, complete e ad aggiornarle tempestivamente. In particolare, l'Utente è tenuto a:

dichiarare espressamente di utilizzare il servizio per finalità professionali e non di consumatore;
fornire P.IVA o codice fiscale professionale e numero di iscrizione all'Albo di appartenenza;
dichiarare di essere abilitato all'esercizio della professione nel proprio ordinamento.

GestAI si riserva la facoltà di sospendere o chiudere account che risultino intestati a soggetti non autorizzati (es. non professionisti) o contenenti dati falsi.

Ogni Utente è responsabile di mantenere riservate le proprie credenziali di accesso e di tutte le attività svolte tramite il proprio account. In caso di uso non autorizzato o violazione della sicurezza, l'Utente dovrà informare immediatamente GestAI. Il Fornitore non è responsabile per eventuali perdite o danni derivanti dal mancato rispetto da parte dell'Utente degli obblighi di sicurezza dell'account.

4. Periodo di Prova Gratuita

GestAI offre un periodo di prova gratuita della durata di 15 (quindici) giorni (il "Trial"), durante il quale l'Utente potrà accedere alle funzionalità rese disponibili nella configurazione di prova — basata sul piano Professional — al solo fine di valutare il servizio, senza alcun obbligo di acquisto. Ciascun Utente ha diritto ad un solo Trial, salvo diversa indicazione di GestAI.

L'attivazione del Trial avviene senza richiesta iniziale di carta di credito o di altri metodi di pagamento.

Alla scadenza del Trial non è prevista alcuna conversione automatica in abbonamento a pagamento. Per continuare ad utilizzare le funzionalità premium, l'Utente dovrà attivare espressamente un piano a pagamento secondo quanto previsto nella Sezione 5.

In mancanza di attivazione di un piano a pagamento entro la scadenza del Trial, l'account dell'Utente non viene automaticamente chiuso, ma passa allo stato "Free Limitato" (di seguito anche "Piano Free Limitato"), come meglio descritto nella successiva Sezione 5.

5. Abbonamenti, Corrispettivi e Pagamenti

Piani disponibili. GestAI offre i seguenti piani di abbonamento standard: Starter, Professional e Premium, con caratteristiche, soglie d'uso e prezzi differenziati descritti nella pricing page di gestai.it, che l'Utente accetta al momento della sottoscrizione e che costituisce parte integrante del presente contratto.

Per organizzazioni e clienti business che necessitano di personalizzazioni della piattaforma o di funzionalità dedicate, è disponibile su richiesta una formula Enterprise, disciplinata da accordi commerciali separati negoziati caso per caso.

Stato "Free Limitato" dell'account. Indipendentemente dal piano sottoscritto, l'account dell'Utente può trovarsi nello stato "Free Limitato" — modalità di accesso limitato alle sole funzioni base della piattaforma (calendario, creazione nuove sedute, note manuali, caricamento file fino a 1 GB di storage totale, massimo 10 pazienti complessivi) — nei seguenti casi:

al termine del periodo di prova gratuita senza attivazione di un piano a pagamento (cfr. Sez. 4);
in caso di mancato rinnovo dell'abbonamento al termine del periodo di retry automatico del provider di pagamento (cfr. paragrafo "Mancato pagamento del rinnovo");
in caso di cessazione della partecipazione al Programma Beta senza sottoscrizione di un piano a pagamento (cfr. art. 5-ter).

Durante lo stato Free Limitato, tutte le funzioni premium basate su intelligenza artificiale (analisi, trascrizione, chat AI) sono disattivate fino all'eventuale attivazione di un piano a pagamento. I dati già caricati restano accessibili e consultabili nei limiti della modalità Free Limitato.

Cicli di fatturazione. Sottoscrivendo un abbonamento, l'Utente autorizza GestAI (o il fornitore terzo incaricato della gestione dei pagamenti) ad addebitare il corrispettivo ricorrente secondo la cadenza temporale prevista (mensile o annuale). Tutti i prezzi sono indicati in Euro e sono da intendersi al netto dell'IVA applicabile. Il pagamento può avvenire tramite carta di credito, addebito SEPA o altri metodi indicati, per il tramite di fornitori di servizi di pagamento di terze parti conformi agli standard di sicurezza (es. Stripe). GestAI non memorizza nei propri sistemi i dettagli completi delle carte di pagamento, che sono gestiti in modo sicuro dal provider terzo.

L'abbonamento mensile ha durata di trenta giorni a decorrere dalla data di attivazione (inclusa) e si rinnova automaticamente alla scadenza per un ulteriore periodo di trenta giorni, salvo disdetta esercitata prima del rinnovo. L'abbonamento annuale ha durata di dodici mesi a decorrere dalla data di attivazione (inclusa) e si rinnova automaticamente alla scadenza per un ulteriore periodo annuale, salvo disdetta esercitata prima del rinnovo. Per "mese" si intende il periodo che va dal giorno di attivazione al giorno numericamente corrispondente del mese successivo, e per "anno" il periodo che va dalla data di attivazione alla stessa data del calendario dell'anno successivo. Qualora il mese di scadenza non abbia un giorno numericamente corrispondente (es. attivazione il 31 gennaio, scadenza mensile il 28 o 29 febbraio), la scadenza si intende fissata all'ultimo giorno del mese di scadenza.

L'Utente può disdire in qualsiasi momento con effetto alla fine del periodo di abbonamento già pagato, senza diritto a rimborso per la frazione di periodo non goduta, salvo quanto previsto dalla presente Sezione in materia di rimborsi.

Mancato pagamento del rinnovo. In caso di mancato pagamento del rinnovo (per qualsiasi causa), il sistema avvia un periodo di retry automatico tramite il provider di pagamento (Stripe), durante il quale l'account dell'Utente conserva l'accesso al piano a pagamento e a tutte le funzionalità collegate (incluse quelle basate su intelligenza artificiale e gli eventuali pacchetti aggiuntivi attivi). Durante tale periodo Stripe ritenta automaticamente l'addebito secondo la propria policy di Smart Retries e l'Utente riceve comunicazioni progressive via email con invito a regolarizzare il metodo di pagamento. Al termine del periodo di retry senza pagamento riuscito, l'account passa allo stato Free Limitato, con disattivazione delle funzionalità premium fino all'eventuale riattivazione di un piano a pagamento. Resta inteso che eventuali contenuti e dati già presenti restano accessibili nei limiti del Free Limitato.

GestAI si riserva il diritto di modificare il costo dei piani in abbonamento; in tal caso l'Utente sarà informato con preavviso di almeno 30 giorni via email e potrà liberamente scegliere se continuare il servizio al nuovo prezzo o esercitare disdetta prima dell'entrata in vigore delle nuove tariffe, senza penali.

Politica di rimborso. Salvo quanto espressamente previsto dalla legge applicabile, i pagamenti effettuati non sono rimborsabili. Fermo restando quanto precede, GestAI potrà, a propria discrezione, riconoscere un rimborso (totale o parziale) e/o un credito da utilizzare sul servizio in caso di doppio addebito, errore materiale di fatturazione, addebito non dovuto o altra anomalia eccezionale imputabile al servizio e debitamente verificata. Qualsiasi rimborso o credito eventualmente riconosciuto da GestAI al di fuori dei casi imposti dalla legge non costituisce precedente, uso né diritto per casi futuri.

Resta fermo che il servizio è destinato esclusivamente a professionisti della salute mentale operanti nell'ambito della propria attività imprenditoriale o professionale come meglio identificati all'art. 3. L'Utente, sottoscrivendo, dichiara espressamente di agire nell'ambito della propria attività professionale e non in qualità di consumatore ai sensi dell'art. 3, comma 1, lett. a), D.Lgs. 6 settembre 2005, n. 206. Conseguentemente, il regime di tutela del consumatore non trova applicazione al presente rapporto.

Qualora, in via del tutto residuale, l'Utente dovesse risultare qualificabile come consumatore ai sensi di legge, le tutele previste dal D.Lgs. 206/2005 si applicheranno nella misura inderogabile prevista dalla normativa vigente, ivi incluso il diritto di recesso entro 14 giorni dall'attivazione ai sensi degli artt. 52 ss. D.Lgs. 206/2005. GestAI non rinuncia ad eccepire la natura professionale del rapporto.

Modifiche dei pacchetti aggiuntivi (cross-sell a capacità). L'Utente può in qualsiasi momento effettuare upgrade, downgrade o rimozione dei pacchetti aggiuntivi attivi sul proprio account secondo le modalità previste dalla piattaforma. Si precisa che, in caso di downgrade o rimozione di un pacchetto aggiuntivo, il valore residuo del livello attualmente attivo (es. ore di analisi AI non consumate, messaggi Chat AI non utilizzati, storage non occupato) non sarà oggetto di credito, conversione o rimborso. L'eventuale credito sul valore residuo è riconosciuto esclusivamente in caso di upgrade verso un livello superiore. Prima della conferma di un downgrade o di una rimozione, all'Utente sarà mostrata un'apposita comunicazione che esplicita l'assenza di credito o rimborso del valore residuo.

Promozioni e iniziative particolari. Eventuali promozioni, codici sconto, iniziative referral o condizioni particolari eventualmente rese disponibili da GestAI possono essere disciplinati da termini e condizioni separati. Salvo che sia diversamente ed espressamente previsto, sconti e promozioni non sono cumulabili tra loro: in caso di concorso di più riduzioni sul medesimo abbonamento si applica esclusivamente la condizione più favorevole per l'Utente.

5-bis. Programma Referral

GestAI offre agli Utenti registrati con abbonamento a pagamento attivo (piano Starter, Professional o Premium) la possibilità di partecipare al Programma Referral, una formula di invito tra colleghi professionisti della salute mentale.

Funzionamento. Ogni Utente con abbonamento a pagamento attivo dispone di un codice referral personale generato automaticamente dalla piattaforma. Il codice è univoco, non trasferibile, associato esclusivamente all'account dell'Utente.

Benefici per l'Utente che invita ("Referrer"). Per ciascun Referral valido, il Referrer matura il diritto a 1 (un) mese gratuito del proprio piano attivo, fino a un tetto cumulativo massimo di 12 mesi di credito simultaneamente disponibili sull'account. I benefici maturati non sono convertibili in denaro, non sono trasferibili ad altri account, non danno diritto a rimborsi.

Benefici per l'Utente invitato ("Referred"). L'Utente che si registra tramite link/codice referral valido beneficia, in aggiunta al periodo di prova gratuita standard, di uno sconto del 20% sul canone di abbonamento per 12 mesi dal primo pagamento a titolo oneroso.

Condizione di maturazione del beneficio Referrer. Il beneficio matura cumulativamente al verificarsi di: (i) registrazione completata dal Referred tramite link/codice referral valido; (ii) attivazione di un piano a pagamento al termine del Trial; (iii) primo addebito andato a buon fine; (iv) permanenza del Referred sul piano a pagamento per 30 giorni consecutivi dal primo addebito. In caso di passaggio del Referred al Free Limitato o di cancellazione dell'account entro 30 giorni dal primo addebito, il beneficio già accreditato viene stornato automaticamente, anche retroattivamente.

Antifrode. Non è consentito (a) creare più account riconducibili alla stessa persona o studio, (b) scambiarsi reciprocamente codici (referral circolari), (c) usare metodi di pagamento, indirizzi email o identificativi fiscali già utilizzati per altre registrazioni, (d) utilizzare il Programma in modo elusivo o fraudolento.

Limiti deontologici. L'Utente Referrer è consapevole dei limiti del proprio Codice Deontologico in materia di pubblicità e si impegna a utilizzare il Programma esclusivamente nell'ambito di una comunicazione informativa e corretta tra colleghi professionisti.

Modifiche e sospensione. GestAI può modificare in qualsiasi momento le condizioni del Programma, dandone preavviso di almeno 30 giorni. GestAI può inoltre sospendere o terminare il Programma, dandone preavviso ragionevole.

5-ter. Programma Beta

5-ter.1 Ambito di applicazione

Il presente articolo si applica esclusivamente agli Utenti ammessi da GestAI al Programma Beta (di seguito i "Partecipanti Beta"), identificati mediante l'inserimento di un codice coupon dedicato in fase di registrazione. Per gli Utenti non ammessi al Programma Beta il presente articolo non produce alcun effetto.

5-ter.2 Durata e cessazione di efficacia

Il Programma Beta ha una durata di 12 (dodici) mesi per ciascun Partecipante Beta, a decorrere dalla data di inserimento del codice coupon Beta in fase di registrazione.

Le disposizioni del presente art. 5-ter cessano di avere efficacia, per ciascun Partecipante Beta, decorsi 12 mesi dall'inserimento del codice coupon, e in ogni caso non oltre il 9 giugno 2027, salvo chiusura anticipata o proroga comunicata da GestAI con ragionevole preavviso.

5-ter.3 Accesso gratuito e benefici

Durante i 12 mesi, GestAI fornisce al Partecipante Beta l'accesso gratuito a tutte le funzionalità del piano Professional, entro i limiti d'uso previsti per tale piano (a titolo indicativo: 50 ore di analisi AI/mese, 300 messaggi Chat AI/mese, pazienti illimitati, 50 GB di storage). Non sono previsti addebiti ricorrenti durante il periodo gratuito.

5-ter.4 Sconto post-Beta

Al termine naturale dei 12 mesi, per continuare a utilizzare la piattaforma il Partecipante Beta dovrà sottoscrivere un piano a pagamento. In considerazione del contributo fornito durante il Programma, gli sarà riconosciuto uno sconto del 15% sul piano scelto, per una durata di 12 mesi dalla prima sottoscrizione post-Beta.

Il diritto allo sconto matura esclusivamente in capo al Partecipante Beta che porti a termine l'intero periodo di 12 mesi. In caso di cessazione anticipata della partecipazione lo sconto non si intende maturato e non sarà riconosciuto.

5-ter.5 Obblighi di collaborazione del Partecipante Beta

Le Parti riconoscono espressamente che l'accesso gratuito al piano Professional per 12 mesi costituisce il corrispettivo per gli obblighi di collaborazione, riservatezza e contribuzione del Partecipante Beta. In particolare, il Partecipante Beta si impegna a:

utilizzare la piattaforma con regolarità nell'ambito della propria attività professionale quotidiana;
fornire, con cadenza indicativa mensile, un riscontro strutturato sull'esperienza d'uso, mediante survey/questionari e, in casi occasionali, call/videochiamata di durata non superiore a 30 minuti;
comunicare tempestivamente problemi critici e ogni riduzione significativa dell'utilizzo della piattaforma.

5-ter.6 Testimonianza (volontaria)

Al termine di almeno 3 mesi di utilizzo continuativo, GestAI potrà invitare il Partecipante Beta a rendere, su base volontaria, una testimonianza sulla propria esperienza d'uso. La testimonianza è facoltativa (il rifiuto non incide su partecipazione e benefici), a contenuto libero, non condizionata né retribuita.

5-ter.7 Riservatezza e non divulgazione

Il Programma Beta è riservato. Salvo preventiva autorizzazione scritta di GestAI, il Partecipante Beta si impegna a non divulgare a terzi informazioni, contenuti, materiali, immagini, screenshot, registrazioni, funzionalità non ancora rilasciate al pubblico, dettagli tecnici e piani di sviluppo relativi a GestAI.

Gli obblighi di riservatezza si applicano per tutta la durata del Programma e per i 24 mesi successivi alla cessazione; per le informazioni che costituiscano segreto commerciale l'obbligo permane senza limite di tempo.

5-ter.8 Monitoraggio dell'utilizzo

Ai fini della gestione del Programma e della verifica della collaborazione del Partecipante Beta, GestAI può effettuare un monitoraggio dell'attività d'uso della piattaforma, limitato a dati tecnici e statistici (accessi, frequenza e durata di utilizzo, utilizzo di funzionalità, log tecnici, eventi di sistema, indicatori di inattività). GestAI non accede ai contenuti clinici inseriti dal Partecipante.

5-ter.9 Inadempimento ed esclusione dal Programma Beta

In caso di inadempimento del Partecipante Beta agli obblighi di collaborazione di cui all'art. 5-ter.5, GestAI può disporne l'esclusione dal Programma secondo la procedura seguente:

Esclusione ordinaria (dopo i primi 30 giorni): a seguito di due solleciti rimasti senza riscontro, con preavviso di 10 giorni, durante i quali il Partecipante può effettuare l'esportazione dei dati.
Esclusione nei primi 30 giorni (periodo di valutazione): GestAI può interrompere la partecipazione in base alla valutazione cumulativa di criteri operativi (mancata compilazione del primo questionario; mancato accesso negli ultimi 30 giorni; mancato utilizzo effettivo della piattaforma).
Esclusione immediata: in casi di particolare gravità (violazione della riservatezza, uso illecito della piattaforma, condivisione non autorizzata di contenuti con terzi), senza preavviso né procedura di solleciti.

In tutti i casi di esclusione, l'account non viene chiuso ma convertito allo stato Free Limitato (art. 5).

5-ter.10 Recesso dal Programma Beta

Il Partecipante Beta può recedere liberamente entro 30 giorni dall'attivazione dell'account, senza necessità di motivazione e senza penalità. Successivamente, può recedere in qualsiasi momento con preavviso di 30 giorni. In caso di recesso prima del completamento dei 12 mesi, decadono i benefici e le condizioni di favore connessi al Programma Beta.

5-ter.11 Natura sperimentale e limitazione di responsabilità specifica

Il Partecipante Beta prende atto che la piattaforma è fornita in versione di sviluppo e può presentare malfunzionamenti, bug, limitazioni o interruzioni temporanee. In deroga all'art. 10, la responsabilità complessiva di GestAI per danni diretti comprovati relativi al Programma Beta è limitata a un massimo di Euro 500 (cinquecento). Restano ferme le responsabilità non escludibili per legge.

5-ter.12 Natura del rapporto

La partecipazione al Programma Beta avviene su base volontaria e non costituisce rapporto di lavoro, agenzia, partnership o joint venture.

6. Utilizzo della Piattaforma e Obblighi dell'Utente

Utilizzo degli strumenti di Intelligenza Artificiale

La Piattaforma mette a disposizione del Professionista funzionalità basate su algoritmi di intelligenza artificiale proprietari, progettate esclusivamente per supportare l'organizzazione, la gestione e l'elaborazione delle informazioni caricate dall'Utente. Tali funzionalità possono includere, in via esemplificativa, la trascrizione di registrazioni audio, la riformulazione o sintesi di testi, l'estrazione di elementi rilevanti o il supporto nella stesura di note e report.

Le elaborazioni generate dall'AI hanno esclusivamente finalità di supporto e non possiedono natura diagnostica, clinica o decisionale autonoma. Gli output non sostituiscono il giudizio professionale del terapeuta, che rimane l'unico responsabile dell'interpretazione e dell'utilizzo delle informazioni restituite.

Conformità all'AI Act — obblighi di trasparenza (art. 50 Reg. UE 2024/1689). GestAI si conforma al Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act). In particolare, ai sensi dell'art. 50 AI Act, GestAI assicura che l'Utente sia chiaramente informato di interagire con un sistema di intelligenza artificiale ogni volta che utilizza le funzionalità AI della piattaforma.

Obblighi generali

L'Utente si impegna ad utilizzare GestAI in conformità alle presenti condizioni e alle leggi vigenti. In particolare, l'Utente professionista si obbliga a:

Uso professionale e lecito: utilizzare la piattaforma esclusivamente per scopi attinenti alla propria attività professionale in ambito psicologico/sanitario, astenendosi da qualsiasi utilizzo improprio, illegale o contrario alle norme deontologiche.
Consenso informato dei pazienti: ottenere e conservare tutti i necessari consensi informati dai propri pazienti prima di inserire sulla piattaforma dati personali, dati sanitari, appunti clinici, o prima di utilizzare eventuali funzionalità di registrazione audio delle sedute, trascrizione automatica o elaborazione AI dei contenuti dei pazienti.
Veridicità dei dati inseriti: inserire esclusivamente informazioni corrette e pertinenti. L'Utente è l'unico responsabile dei contenuti caricati.
Riservatezza professionale: rispettare il segreto professionale e la privacy dei pazienti nell'utilizzo della piattaforma.
Divieto di uso da parte di pazienti: non permettere ai pazienti o soggetti terzi di accedere direttamente alla piattaforma GestAI.
Uso corretto degli strumenti AI: utilizzare le funzionalità AI esclusivamente per finalità di supporto organizzativo e operativo, e mai per formulare diagnosi, decisioni cliniche, indicazioni terapeutiche o altri giudizi professionali.
Aggiornamento software: utilizzare sempre l'ultima versione disponibile di GestAI.
Dotazioni e connettività: disporre di adeguati strumenti hardware/software e connessione Internet.
Obbligo assicurativo: assicurare di essere in regola con gli obblighi assicurativi professionali previsti dalla legge.

Condivisione selettiva. La piattaforma può consentire la condivisione selettiva di specifici contenuti con altri professionisti registrati. Tale condivisione è limitata, selettiva, temporanea (15 giorni) e revocabile, e non equivale ad accesso generale all'account dell'Utente.

Sospensione e risoluzione

GestAI potrà sospendere l'accesso alla piattaforma, in tutto o in parte, nei confronti dell'Utente nei seguenti casi tipizzati:

mancato pagamento del rinnovo, con conseguente passaggio allo stato Free Limitato al termine del periodo di retry Stripe;
violazione grave della riservatezza professionale o del segreto professionale nei confronti dei pazienti;
uso della piattaforma per finalità illecite o contrarie alla natura professionale del servizio;
comportamenti fraudolenti, abuso di codici referral, creazione account multipli;
mancato riscontro a richieste ufficiali di GestAI relative alla verifica dell'abilitazione professionale.

In caso di violazioni gravi, GestAI potrà procedere alla risoluzione del contratto e alla chiusura dell'account dell'Utente, previa comunicazione scritta motivata con preavviso di almeno 15 giorni.

La risoluzione e la chiusura dell'account sono invece immediate, senza preavviso, nei seguenti casi: (i) violazione degli obblighi di riservatezza professionale con pregiudizio attuale o imminente per i pazienti; (ii) utilizzo della piattaforma per finalità illecite o fraudolente; (iii) caricamento di contenuti che integrano reati perseguibili d'ufficio; (iv) condivisione non autorizzata delle credenziali di accesso con soggetti terzi non autorizzati; (v) accesso o tentativo di accesso non autorizzato a dati, account o aree della piattaforma riservati ad altri soggetti; (vi) condotte che compromettono o mettono concretamente a rischio la sicurezza, l'integrità o la disponibilità della piattaforma o dei dati in essa contenuti — a titolo esemplificativo: tentativi di intrusione, introduzione di codice malevolo, reverse engineering non autorizzato; (vii) sopravvenuta e accertata perdita dei requisiti di abilitazione professionale richiesti dall'art. 3, a titolo esemplificativo per radiazione o sospensione dall'Ordine o Albo professionale di appartenenza. In tutti i casi di risoluzione immediata, l'Utente dispone di un periodo non inferiore a 10 giorni per esportare i propri dati prima della chiusura definitiva dell'account.

7. Trattamento dei Dati dei Pazienti e Ruoli Privacy

Titolare autonomo dei dati dei pazienti. Ogni Utente professionista funge da Titolare del trattamento in relazione ai dati personali (anche di natura sensibile/sanitaria) dei pazienti che inserisce o gestisce tramite la piattaforma. GestAI non è proprietaria né titolare di tali dati: il Professionista determina finalità e mezzi del trattamento dei dati dei propri pazienti in piena autonomia.

Responsabile del trattamento. GestAI, in riferimento ai dati dei pazienti caricati sulla piattaforma, opera come Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. A tal fine, l'Utente accetta il Contratto di Nomina a Responsabile del Trattamento / Data Processing Agreement (DPA) reso disponibile da GestAI, che disciplina in dettaglio le rispettive obbligazioni privacy. In caso di conflitto tra le presenti Condizioni, l'Informativa Privacy e il DPA, prevale il DPA limitatamente agli aspetti inerenti al trattamento dei dati personali.

In generale, GestAI si impegna a:

trattare i dati dei pazienti esclusivamente per le finalità connesse all'erogazione dei servizi richiesti dall'Utente;
non utilizzare i dati dei pazienti caricati dall'Utente per finalità proprie, di marketing o profilazione, né per l'addestramento (training) di modelli o sistemi di intelligenza artificiale di GestAI;
adottare misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate (art. 32 GDPR);
assistere il Titolare (Utente) nel garantire il rispetto degli obblighi previsti dalla normativa;
al termine del rapporto contrattuale, cancellare o restituire tutti i dati personali trattati per conto dell'Utente, secondo quanto descritto nella Sezione 11.

Ulteriori dettagli sul trattamento sono disponibili nell'Informativa Privacy di GestAI, nel DPA, e nell'elenco dei sub-responsabili reperibile all'indirizzo gestai.it/sub-processori.

8. Integrazione con Servizi di Terze Parti

GestAI consente, su scelta opzionale dell'Utente, l'integrazione con alcuni servizi esterni di terze parti per ampliare le funzionalità offerte. Ad esempio, l'Utente può decidere di:

sincronizzare il calendario della piattaforma GestAI con Google Calendar (o altri calendari esterni supportati);
generare link per videoconferenze su Zoom o Google Meet all'interno della gestione degli appuntamenti;
autenticarsi tramite account Google o altri provider per l'accesso alla piattaforma.

Utilizzando tali integrazioni, l'Utente autorizza GestAI ad accedere ai dati strettamente necessari di detti servizi esterni al solo scopo di erogare le funzionalità di interoperabilità richieste. L'Utente potrà in ogni momento revocare le integrazioni.

Si precisa che i servizi di terze parti sono forniti da soggetti estranei a GestAI e soggetti ai relativi termini e condizioni d'uso indipendenti. GestAI non assume responsabilità per malfunzionamenti, perdite di dati o violazioni derivanti da tali servizi.

9. Proprietà Intellettuale

Tutti i diritti di proprietà intellettuale relativi alla piattaforma GestAI e ai suoi contenuti sono di titolarità di 4Mee S.r.l. o dei suoi eventuali licenzianti. All'Utente è concesso un diritto d'uso limitato, non esclusivo e non trasferibile della piattaforma e delle sue funzionalità, esclusivamente per scopi attinenti alla propria attività professionale. Il presente contratto non trasferisce alcun diritto di proprietà intellettuale all'Utente.

Eventuali feedback, suggerimenti o idee forniti dall'Utente a GestAI — inclusi quelli resi dai Partecipanti Beta nell'ambito del Programma di cui all'art. 5-ter — potranno essere liberamente utilizzati da GestAI per migliorare il servizio, sviluppare nuove funzionalità e per qualsiasi altra finalità connessa all'attività della Società, senza che ciò comporti alcun diritto di compenso, rimborso o riconoscimento in capo all'Utente. L'Utente rinuncia espressamente a qualsiasi pretesa di natura economica o morale sui feedback forniti, fermo restando che GestAI non acquisisce alcun diritto sui dati personali dei pazienti eventualmente contenuti nei feedback stessi, che restano soggetti al DPA.

La cessione dei feedback di cui al comma precedente costituisce, per i Partecipanti Beta, parte integrante degli obblighi di collaborazione previsti dall'art. 5-ter.5 ed è specificamente approvata nella sezione di approvazione specifica in calce al presente documento.

Resta inteso che i dati caricati dall'Utente rimangono di proprietà del medesimo (o dei legittimi titolari, quali i pazienti per quanto concerne i propri dati personali). L'Utente concede al Fornitore una licenza d'uso limitata ai soli fini di eseguire il trattamento necessario all'erogazione dei servizi.

10. Limitazione di Responsabilità e Manleva

Fornitura del servizio "così com'è". GestAI fornisce la piattaforma e le sue funzionalità secondo il principio "as is", senza garanzia assoluta che il servizio soddisfi pienamente le aspettative dell'Utente o che sia esente da interruzioni, errori o bug.

Esclusioni di responsabilità. Nei limiti massimi consentiti dalla legge, il Fornitore non sarà responsabile verso l'Utente per: danni diretti o indiretti derivanti dall'uso o mancato uso della piattaforma; incompatibilità con apparecchiature dell'Utente o difetti nei sistemi di terze parti; uso improprio della piattaforma da parte dell'Utente; decisioni cliniche adottate dall'Utente sulla base degli output AI; uso non conforme degli strumenti AI.

Nessuna clausola intende limitare la responsabilità di GestAI in caso di dolo o colpa grave. L'eventuale responsabilità complessiva di GestAI non eccede l'ammontare corrisposto dall'Utente nei 12 mesi precedenti l'evento. Per il Programma Beta trova applicazione la limitazione specifica di cui all'art. 5-ter.11.

Manleva dell'Utente. L'Utente si impegna a manlevare GestAI da qualsiasi richiesta di terzi causata da violazioni dell'Utente delle presenti Condizioni o di disposizioni di legge, ivi inclusi: utilizzo illegittimo della piattaforma, trattamento dati senza base giuridica, caricamento di contenuti illeciti, inadempimento verso i pazienti, violazione di diritti di terzi, uso non autorizzato degli strumenti AI.

11. Durata, Cessazione del Servizio e Conservazione dei Dati

Il presente accordo ha efficacia dalla data di accettazione da parte dell'Utente. La cessazione del Trial o il mancato rinnovo, di per sé, non equivalgono alla chiusura definitiva dell'account: in tali ipotesi l'account permane nello stato Free Limitato (Sez. 5).

L'Utente può recedere disattivando il rinnovo come da Sez. 5, oppure richiedendo la chiusura definitiva dell'account con cancellazione di tutti i dati associati. GestAI darà seguito entro un termine ragionevole, previa conferma dell'identità.

In caso di cessazione effettiva del rapporto:

Conservazione per 30 giorni dei dati a partire dalla data di cessazione, per consentire recupero/ripristino;
Cancellazione/anonimizzazione dei dati dei pazienti decorsi 30 giorni. È responsabilità dell'Utente esportare autonomamente le copie necessarie prima della cancellazione, anche in considerazione degli obblighi deontologici di conservazione (per gli psicologi, art. 17 Codice Deontologico);
Dati di fatturazione: conservati per 10 anni (art. 2220 c.c.).

In caso di interruzione definitiva del servizio da parte di GestAI, sarà dato preavviso di almeno 60 giorni via email per consentire l'esportazione autonoma dei dati.

12. Modifiche ai Termini di Servizio

GestAI si riserva il diritto di modificare le presenti Condizioni. In caso di modifica sostanziale, GestAI pubblicherà la nuova versione e ne darà comunicazione via email con preavviso di almeno 30 giorni.

Per modifiche che incidano significativamente su prezzo, durata, rimborso, responsabilità o condizioni economiche, l'Utente dovrà fornire accettazione espressa al primo accesso successivo. In caso di mancata accettazione, l'Utente potrà recedere senza penali.

13. Legge Applicabile e Foro Competente

I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana. Qualsiasi controversia sarà devoluta alla competenza esclusiva del Tribunale di Modena (salvo norme inderogabili).

L'eventuale invalidità di una clausola non inficia la validità delle restanti.

14. Gerarchia dei Documenti Contrattuali

L'Utente prende atto che il rapporto contrattuale con GestAI è disciplinato dai seguenti documenti, elencati in ordine di prevalenza:

DPA (Data Processing Agreement) — prevale per tutte le materie inerenti il trattamento dei dati personali dei pazienti;
Presenti Termini e Condizioni di Servizio — disciplinano il rapporto commerciale generale tra GestAI e l'Utente; al loro interno, le disposizioni relative ai programmi specifici (art. 5-bis Programma Referral e art. 5-ter Programma Beta) prevalgono, nella sola materia del rispettivo programma, sulle clausole generali;
Termini di eventuali promozioni o programmi disciplinati da documenti separati ancora vigenti — prevalgono, nella sola materia della rispettiva promozione;
Informativa Privacy — integra i documenti superiori con le informazioni di trasparenza dovute agli interessati;
Cookie Policy — disciplina specificamente l'utilizzo di cookie e tecnologie analoghe.

In caso di conflitto tra più documenti su una stessa materia, prevale il documento più specifico o gerarchicamente superiore secondo la lista.

Ultimo aggiornamento: 22/05/2026 | Versione: 3.0 — testo unificato (T&C + Programma Beta)

Clausole vessatorie (artt. 1341-1342 c.c.)

Le clausole di seguito elencate sono sottoposte ad approvazione specifica e separata dell'Utente in sede di accettazione, distinta rispetto all'accettazione generale dei presenti Termini. Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 c.c., l'Utente dichiara di aver letto e di approvare specificamente le seguenti clausole:

art. 4 — passaggio automatico allo stato Free Limitato alla scadenza del Trial;
art. 5 — rinnovo automatico dell'abbonamento; facoltà di GestAI di modificare i corrispettivi; non rimborsabilità dei pagamenti; assenza di credito o rimborso del valore residuo in caso di downgrade o rimozione di pacchetti aggiuntivi; non cumulabilità di sconti e promozioni;
art. 5-bis — storno automatico, anche retroattivo, dei benefici Referral in caso di mancato consolidamento; facoltà di GestAI di modificare o sospendere il Programma Referral;
art. 5-ter — applicazione limitata ai soli Partecipanti Beta (5-ter.1); cessazione automatica di efficacia dell'articolo / clausola di scadenza (5-ter.2); maturazione e perdita dello sconto post-Beta in caso di cessazione anticipata (5-ter.4); monitoraggio dell'utilizzo (5-ter.8); inadempimento ed esclusione dal Programma, inclusi i criteri operativi dei primi 30 giorni (5-ter.9); limitazione di responsabilità specifica a Euro 500 (5-ter.11);
art. 6 — facoltà di GestAI di sospendere l'accesso e di risolvere il contratto con chiusura dell'account, inclusi i casi di risoluzione immediata senza preavviso; limiti e revocabilità della condivisione selettiva;
art. 9 — cessione a titolo gratuito e senza limitazioni dei feedback, suggerimenti e idee forniti dall'Utente (inclusi i Partecipanti Beta) a GestAI, con rinuncia a qualsiasi pretesa economica o morale sui medesimi;
art. 10 — limitazione ed esclusione di responsabilità di GestAI; tetto risarcitorio; manleva a carico dell'Utente;
art. 11 — facoltà di GestAI di interrompere definitivamente l'erogazione del servizio;
art. 12 — facoltà di GestAI di modificare unilateralmente i presenti Termini;
art. 13 — foro esclusivo del Tribunale di Modena.