Per quanti anni conservare la cartella clinica dello psicologo? (5 o 10 anni)
Premessa: indicazioni generali, non un parere legale sul singolo caso. Per situazioni particolari verifica con il tuo Ordine o un legale.
"Per quanti anni devo tenere la documentazione dei miei pazienti?" Domanda semplice, risposta meno semplice. Perché convivono due riferimenti diversi: il minimo deontologico e la prudenza legale.
Il minimo: il Codice Deontologico
Il Codice Deontologico degli Psicologi italiani fissa un termine minimo di conservazione della documentazione: almeno 5 anni dalla conclusione del rapporto professionale, salvo obblighi specifici diversi. È il pavimento, non il soffitto.
Perché molti arrivano a 10 anni
La responsabilità professionale ha natura contrattuale e si prescrive in 10 anni (art. 2946 c.c.). Se un domani il tuo operato viene contestato, la documentazione è lo strumento con cui dimostri di aver agito con diligenza: senza, tocca a te ricostruire a mani vuote. Per questo diversi Ordini territoriali consigliano, in via prudenziale, di conservare fino a 10 anni. Non è un obbligo deontologico assoluto: è una tutela.
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Non solo "quanto": anche "dove" e "come"
Il tempo è metà del problema. L'altra metà è la sicurezza. La documentazione clinica contiene dati sanitari — categoria particolare, art. 9 GDPR — e va conservata con misure adeguate (art. 32): accesso limitato, backup, e, se digitale, su sistemi affidabili. Un file sul desktop o una cartella condivisa non protetta non bastano.
Cosa conservare (e come chiudere)
Cartella clinica, consensi informati, eventuali test e referti, comunicazioni rilevanti. Gli appunti personali di lavoro seguono criteri più flessibili, ma se contengono dati del paziente vanno comunque protetti. Alla fine del periodo di conservazione, la distruzione va fatta in modo sicuro (non un semplice cestino).
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Domande frequenti
Devo conservare anche i consensi?
Sì, insieme alla documentazione: dimostrano la base del trattamento.
Posso tenerla solo in digitale?
Sì, se il sistema è sicuro e a norma; è anche più semplice da proteggere e da ritrovare.
Se il paziente chiede la cancellazione, devo cancellare tutto?
Il diritto alla cancellazione non è assoluto: convive con gli obblighi di conservazione e con la tua tutela. Va valutato caso per caso.
Vale uguale per libera professione e per chi lavora in struttura?
In struttura possono valere termini e regole specifiche dell'ente: verifica.
In conclusione
Cinque anni è il minimo, dieci è la prudenza. Ma il punto vero non è solo per quanto: è dove e come. Un gestionale pensato per la clinica tiene la documentazione ordinata, protetta e ritrovabile nel tempo, con criteri di sicurezza a norma di GDPR. È una delle cose che fa GestAI, provabile con 30 giorni di Prova Gratuita senza carta di credito su gestai.it.
Fonti:
